1a. Rekisterin ylläpitäjä

• Kansalliskirjasto
• Kirjastoverkkopalvelut
• PL 15 (Unioninkatu 36)
• 00014 Helsingin yliopisto
• Puhelin: 09 1911

1b. Tietosuojavastaava

• Lotta Ylä-Sulkava, Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
• Sähköposti: tietosuoja(at)helsinki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

• Erkki Tolonen, kehittämispäällikkö
• Kirjastoverkkopalvelut
• Kansalliskirjasto
• PL 15 (Unioninkatu 36)
• 00014 Helsingin yliopisto
• Puhelin: 050 576 2869
• Sähköposti: erkki.tolonen(at)helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Finna-palvelun asiakastietojen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi ja Finna-palveluun kirjautuvan käyttäjän tunnistamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös, jotta käyttäjälle voidaan tarjota asiakastoimintoja ja personoituja palveluita Finnan avulla. Esimerkki personoidusta palvelusta on uutuusvahtipalvelu, jolla asiakas saa sähköpostitse tiedot hakuun tulleista uusista viitteistä. Tietoja käsitellään palvelun toteuttamiseen Kansalliskirjastossa (rekisterinpitäjä) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä (tietojen käsittelijä).

Käyttäjien henkilötietoja käsitellään lisäksi palvelun käytön seuraamiseksi analytiikkajärjestelmällä. Käyttöanalyyseissä käytettävä analytiikkajärjestelmä on konfiguroitu niin, että käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan. Se tapahtuu nollaamalla IP-osoitteen kaksi viimeistä oktettia.

Analytiikkajärjestelmää käytetään CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n palvelimilla niin, etteivät jäljitystiedot pääse turvallisen ympäristön ulkopuolelle.

Kun käyttäjä tulee tähän verkkopalveluun, tieto tapahtumasta (mm. IP-osoite) tallentuu väliaikaisesti käsiteltäväksi.

Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjän perustiedot

• Käyttäjätunnus
• Käyttökieli
• Nimi
• Suhde oppilaitokseen tai organisaatioon
• Sähköpostiosoite
• Kirjastokorttien tiedot

Personoituja toimintoja varten kerättävät tiedot

• Käyttäjän henkilökohtaiset asetukset
• Suosikit
• Tagit
• Kommentit
• Arviot
• Varaukset
• Lainat
• Maksut
• Kirjahyllyyn lisätyt viitteet
• Omiin aineistoihin lisätyt aineistot
• Omiin lehtiin lisätyt lehtiviitteet

Käytön analysointia varten analytiikkajärjestelmään kerättävät tiedot

• Anonymisoitu IP-osoite (anonymisointi tapahtuu nollaamalla IP-osoitteen kaksi viimeistä oktettia)
• Selaintyyppi/-versio (esim. Internet Explorer 11)
• Selaimen kieliversio (esim. suomi)
• Käyttöjärjestelmä (esim. Windows 10)
• Laitemerkki, laitetyyppi, laitemalli
• Näyttötyyppi
• Käytetyt liitännäiset (esim. Flash, Java)
• Viittaava URL (edellinen sivu, jolla vierailtu)
• Sivulataukset
• Klikkaukset
• Maa, alue ja kaupunki, josta pyyntö lähetettiin
• Hakusanat
• Käytetyt suodattimet (fasetit)
• Haun tyyppi ja kohde (Solr, PCI, EDS, Summon)
• Katsotun tietueen formaatti
• Katsotun tietueen lähde
• Onko katsottu tietue verkossa saatavilla

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkaiden kotiorganisaatioiden asiakasrekistereistä, tai käyttäjä tallentaa tiedot itse Finna-palveluun. Personoitujen toimintojen tiedot tallentaa käyttäjä itse.

7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä Finna-palvelussa.

8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Käyttäjän henkilötietoja säilytetään Finna-palvelussa, kunnes viimeisestä kirjautumisesta on kulunut 18 kuukautta tai käyttäjä lakkauttaa tilinsä.

9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palvelussa käsitellään kirjastojärjestelmän palvelurajapintoja käytettäessä siirtyviä tietoja. Tietoja käsitellään lainojen, uusintojen, varausten ja maksujen suoritus- ja selaustoiminnoissa. Henkilötiedot välittyvät eteenpäin kirjastojärjestelmään, jossa kirjastojärjestelmän ylläpitäjä vastaa niiden käsittelystä.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan järjestelmän ylläpitäjät, jotka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

13. Tarkastusoikeus

Tarkistaakseen, mitä henkilötietoja käyttäjästä on kerätty palveluun, käyttäjän tulee ottaa yhteys palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjastoon Finna.fi-sivuston palautelomakkeella https://finna.fi/Feedback/Home.

14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa Finna-palvelusta lakkauttamalla tilinsä palvelussa. Mikäli käyttäjän kotiorganisaatiosta noudettavissa henkilötiedoissa on virheitä, käyttäjän tulee ottaa yhteys kotiorganisaatioonsa. Tarvittaessa käyttäjä voi olla yhteydessä palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjastoon Finna.fi-sivuston palautelomakkeella https://finna.fi/Feedback/Home.

15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Käyttäjällä on oikeus saattaa palvelun toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi: tietosuoja(at)om.fi.