Tietosuojaselosteet

1a. Rekisterin ylläpitäjä

Kansalliskirjasto
Kirjastoverkkopalvelut
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911

1b. Tietosuojavastaava

Lotta Ylä-Sulkava, Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
Sähköposti: tietosuoja(at)helsinki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Erkki Tolonen, kehittämispäällikkö
Kirjastoverkkopalvelut
Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
Sähköposti: finna-palaute(at)helsinki.fi

3. Rekisterin nimi

Finna-palvelun käyttäjätietojen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään asiakkaiden yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi ja Finna-palveluun kirjautuvan käyttäjän tunnistamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös, jotta käyttäjälle voidaan tarjota asiakastoimintoja ja personoituja palveluita Finnan avulla. Esimerkki personoidusta palvelusta on uutuusvahtipalvelu, jolla käyttäjä saa sähköpostitse tiedot hakuun tulleista uusista viitteistä. Tietoja käsitellään palvelun toteuttamiseen Kansalliskirjastossa (rekisterinpitäjä) ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:ssä (tietojen käsittelijä).

Käyttäjien henkilötietoja käsitellään lisäksi palvelun käytön seuraamiseksi analytiikkajärjestelmällä (Matomo), mikäli käyttäjä on antanut tähän suostumuksensa. Käyttöanalyyseissä käytettävä analytiikkajärjestelmä on konfiguroitu niin, että käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan. Se tapahtuu nollaamalla IP-osoitteen kaksi viimeistä oktettia.

Analytiikkajärjestelmää käytetään CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n palvelimilla niin, etteivät jäljitystiedot pääse turvallisen ympäristön ulkopuolelle.

Kun käyttäjä tulee tähän verkkopalveluun, tieto tapahtumasta (mm. IP-osoite) tallentuu väliaikaisesti käsiteltäväksi.

Käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja rekisteröidyn suostumus (analytiikkajärjestelmän käsittelemät henkilötiedot).

5. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjän perustiedot

Käyttäjätunnus
Käyttökieli
Nimi
Suhde oppilaitokseen tai organisaatioon
Sähköpostiosoite
Kirjastokorttien tiedot

Personoituja toimintoja varten kerättävät tiedot

Käyttäjän henkilökohtaiset asetukset
Suosikit
Tagit
Kommentit
Arviot
Varaukset
Lainat
Maksut
Kirjahyllyyn lisätyt viitteet
Omiin aineistoihin lisätyt aineistot
Omiin lehtiin lisätyt lehtiviitteet

Käytön analysointia varten analytiikkajärjestelmään kerättävät tiedot

Anonymisoitu IP-osoite (anonymisointi tapahtuu nollaamalla IP-osoitteen kaksi viimeistä oktettia)
Selaintyyppi/-versio (esim. Internet Explorer 11)
Selaimen kieliversio (esim. suomi)
Käyttöjärjestelmä (esim. Windows 10)
Laitemerkki, laitetyyppi, laitemalli
Näyttötyyppi
Käytetyt liitännäiset (esim. Flash, Java)
Viittaava URL (edellinen sivu, jolla vierailtu)
Sivulataukset
Klikkaukset
Maa, alue ja kaupunki, josta pyyntö lähetettiin
Hakusanat
Käytetyt suodattimet (fasetit)
Haun tyyppi ja kohde (Solr, CDI, EDS, Summon)
Katsotun tietueen formaatti
Katsotun tietueen lähde
Onko katsottu tietue verkossa saatavilla

Muut tiedot

Verkkopalvelun hyödyntämiseen välttämättömät, välimuistiin tallennettavat tiedot
Käyttäjän jakamat tai syöttämät sijaintitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan käyttäjien kotiorganisaatioiden asiakasrekistereistä, tai käyttäjä tallentaa tiedot itse Finna-palveluun. Personoitujen toimintojen tiedot tallentaa käyttäjä itse.

Finna Street -hauissa käytetään hakuehtona sijaintitietoa. Nämä sijaintitiedot voi syöttää vapaavalintaisesti tai käyttäjä voi jakaa oman sijaintinsa. Oman sijainnin jakaminen on vapaaehtoista ja käyttäjän sijaintitietoja ei käsitellä ilman nimenomaista käyttäjän pyyntöä. Hakuehdot ovat myös tallennettavissa käyttäjän toimesta.

7. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

Arkaluonteisia henkilötietoja ei käsitellä Finna-palvelussa.

8. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen

Käyttäjän henkilötietoja säilytetään Finna-palvelussa, kunnes viimeisestä kirjautumisesta on kulunut 18 kuukautta tai käyttäjä lakkauttaa tilinsä.

9. Automatisoitu henkilötietojen käsittely ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palvelussa käsitellään kirjastojärjestelmän palvelurajapintoja käytettäessä siirtyviä tietoja. Tietoja käsitellään lainojen, uusintojen, varausten ja maksujen suoritus- ja selaustoiminnoissa. Henkilötiedot välittyvät eteenpäin kirjastojärjestelmään, jossa kirjastojärjestelmän ylläpitäjä vastaa niiden käsittelystä.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan järjestelmän ylläpitäjät, jotka tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

13. Tarkastusoikeus

Tarkistaakseen, mitä henkilötietoja käyttäjästä on kerätty palveluun, käyttäjän tulee ottaa yhteys palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjastoon Finna.fi-sivuston palautelomakkeella https://finna.fi/Feedback/Home.

14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa Finna-palvelusta lakkauttamalla tilinsä palvelussa. Mikäli käyttäjän kotiorganisaatiosta noudettavissa henkilötiedoissa on virheitä, käyttäjän tulee ottaa yhteys kotiorganisaatioonsa. Tarvittaessa käyttäjä voi olla yhteydessä palvelun ylläpitäjään Kansalliskirjastoon Finna.fi-sivuston palautelomakkeella https://finna.fi/Feedback/Home.

15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Käyttäjällä on oikeus saattaa palvelun toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi: tietosuoja(at)om.fi.